Viajes de negocios: cómo gestionar los datos móviles de tu equipo en el extranjero

Por qué los datos móviles son un problema recurrente para los equipos que viajan

Para un viajero individual, los datos móviles en el extranjero son una decisión menor. Para una empresa que envía comerciales a ferias, ingenieros a instalaciones de clientes o consultores a proyectos rotativos, se convierte en una cuestión de política interna. ¿Quién paga los datos? ¿Cuánto es razonable? ¿Qué pasa cuando alguien aterriza a medianoche y no puede conectarse para encontrar el hotel?

Las respuestas habituales tienen todas inconvenientes. Los paquetes de roaming corporativos pueden salir a cuenta en algunas regiones y ser caros en otras, y la factura suele llegar semanas después con sorpresas. Pedir al personal que compre SIM locales supone tiempo en tiendas al llegar, papeleo de registro y un montón de pequeñas notas de gastos. Dejarlo en manos de cada persona hace que unos gasten de más y otros se queden sin datos y se apañen con el wifi del hotel.

Las eSIM de viaje ofrecen una vía intermedia: una línea de datos comprada por adelantado para cada viaje, con un coste conocido, entregada por correo e instalada antes de salir.

Roaming, SIM locales y eSIM de viaje: comparativa

Cada enfoque encaja con un tipo distinto de programa de viajes. Conviene tener claras las ventajas e inconvenientes.

Teléfonos de empresa, gestión de dispositivos y eSIM

Antes de implantar las eSIM de viaje, revisa cómo están configurados los teléfonos de tu empresa. Hay tres cosas que suelen dar problemas.

• Bloqueos de operador. Los teléfonos suministrados mediante un contrato con un operador a veces están bloqueados a ese operador. Un teléfono bloqueado no puede usar la eSIM de otro proveedor. Tu operador o tu proveedor de dispositivos puede confirmarte su estado.
• Gestión de dispositivos móviles. Algunas políticas de gestión de dispositivos restringen añadir planes móviles o cambiar los ajustes de red. Puede que tu equipo de TI tenga que permitir la instalación de eSIM o instalar los planes en nombre de los empleados.
• Modelos antiguos. La mayoría de los teléfonos lanzados en los últimos años son compatibles con eSIM, pero algunos modelos antiguos o regionales no. Remite a los empleados al comprobador de compatibilidad, o pídeles que marquen *#06# y busquen un número EID.

Dimensionar los planes según el puesto y el viaje

La mayor parte del ahorro en una política de datos para viajes viene de ajustar los planes al uso real en lugar de dar a todo el mundo la opción más grande. Los rangos de abajo son orientativos y aproximados; una vez en marcha el programa, tus propios informes de consumo son la mejor guía.

• Viajes cortos de reuniones de dos o tres días: el correo, la mensajería, los mapas y los VTC suelen consumir cantidades modestas, a menudo bastante menos de un gigabyte al día.
• Ferias y congresos: el wifi del recinto suele estar saturado, así que el personal tira de datos móviles, conecta portátiles al punto de acceso (hotspot) y hace videollamadas desde el stand. El consumo puede llegar a varios gigabytes al día.
• Técnicos de campo y visitas a obra: la subida de fotos e informes y las llamadas de soporte remoto varían mucho; un plan ilimitado puede ser más sencillo, con la salvedad de que la velocidad puede reducirse tras un uso diario intenso.
• Asignaciones largas: varias semanas en un mismo lugar pueden encajar con un plan de datos fijos más grande con recargas, o con un plan sin caducidad para quienes viajan a menudo pero consumen poco.

Cómo funciona Spidot para empresas

Spidot ofrece un servicio para empresas dirigido a compañías, agencias de viajes y marcas de viaje. El proceso es sencillo: nos dices adónde viaja tu gente y cuántos viajeros tienes aproximadamente, configuramos tu cuenta y tus precios, y tú envías a cada viajero su eSIM por correo.

Las compras se hacen al por mayor, cada viajero recibe su eSIM directamente y tú recibes una sola factura según las condiciones de tu formulario de pedido, en lugar de un montón de recibos individuales. También puedes ver el consumo por viajero, lo que ayuda a revisar si los tamaños de los planes se ajustan a cómo trabaja realmente la gente. Las agencias, aerolíneas y apps de viaje también pueden revender planes de Spidot mediante un acuerdo de colaboración.

Las preguntas sobre una cuenta de empresa pueden enviarse mediante el formulario de la página para empresas o a support@spidot.com.

Preparar a los viajeros: qué enviarles

La mayoría de los problemas con las eSIM de viaje vienen de instalarlas demasiado tarde o de olvidar un ajuste al llegar. Una hoja breve de instrucciones enviada junto con la eSIM evita la mayoría de las consultas de soporte.

• Instala la eSIM en casa o en la oficina con wifi, al menos un día antes de salir. La instalación necesita conexión a internet.
• Sigue la guía de tu teléfono: iPhone, Samsung o Pixel.
• No elimines la eSIM después de instalarla. Puedes dejarla desactivada hasta que la necesites.
• Al llegar, configura la eSIM como línea de datos móviles y activa en ella la itinerancia de datos (o roaming de datos), como se muestra en la guía de itinerancia de datos.
• Desactiva la itinerancia de datos en la SIM de empresa para que no consuma datos en el extranjero.
• Mantén la SIM de empresa activada para llamadas y mensajes, incluidos los códigos de seguridad.

Seguridad y cumplimiento normativo

Los equipos de seguridad suelen preguntar si una línea de datos de un tercero es segura para el tráfico de trabajo. Una eSIM de viaje se conecta a redes móviles con licencia en el país de destino, igual que una SIM en roaming. El tráfico por datos móviles suele estar menos expuesto que el que pasa por el wifi compartido de un hotel o un congreso, y esa es una de las razones por las que muchas políticas de seguridad prefieren los datos móviles para el trabajo sensible fuera de la oficina.

Sea cual sea la conexión, mantén los controles que ya tienes: VPN corporativa cuando sea necesaria, cifrado del dispositivo, bloqueo de pantalla y borrado remoto. Ten en cuenta que una VPN añade un pequeño consumo adicional de datos y puede hacer que los sitios web crean que el viajero está en otro país. Nuestro artículo sobre si una eSIM de viaje es segura explica la parte de seguridad con más detalle.

Las eSIM de solo datos no incluyen un número de teléfono, así que las llamadas y los mensajes siguen pasando por el número de empresa. Así los registros de llamadas y la autenticación en dos pasos siguen en los sistemas que ya gestionas.

Punto de acceso para portátiles

Muchos viajeros de negocios usan el teléfono como punto de acceso para el portátil en taxis, aeropuertos e instalaciones de clientes. Normalmente puedes compartir así los datos de la eSIM de viaje. Los portátiles consumen datos mucho más rápido que los teléfonos, sobre todo por la sincronización en la nube, las actualizaciones de software y las videollamadas, así que conviene configurar los portátiles de trabajo para que traten el punto de acceso del teléfono como una conexión de uso medido. Nuestra guía del punto de acceso explica los ajustes de los portátiles más habituales.

Cómo medir si funciona

Al cabo de uno o dos trimestres, revisa el programa con unas cuantas preguntas sencillas. ¿Los viajeros se conectan al llegar sin tener que pedir ayuda? ¿Los tamaños de los planes son más o menos adecuados, o la mayoría recarga o deja sin usar la mayor parte de los datos? ¿Han bajado los cargos de roaming en los contratos de empresa? ¿Están desapareciendo las notas de gastos por SIM locales y pases de wifi?

El consumo por viajero facilita responder a estas preguntas. Ajusta el tamaño de los planes según el puesto y mantén la hoja de instrucciones breve y actualizada con las dudas que se repitan entre tus viajeros.